Ist das ein Dokumentenmanagementsystem?

Nein. Im Cockpit entstehen Dokumente und werden abgeschlossen, direkt am Vorgang, zu dem sie gehören. Für die langfristige Ablage bleibt Ihr bestehendes System zuständig.

Aus welchen Unterlagen kann die KI eine Vorlage erstellen?

Aus Ihren bisherigen Mustern, etwa Word-Dokumenten oder PDFs. Die KI schlägt Texte und Datenfelder vor. Sie prüfen die Vorlage und geben sie frei. Eine rechtliche Prüfung ersetzt sie nicht.

Was hält das System zu einer Unterschrift fest?

Zu jeder Unterschrift hält das System Person und Zeitpunkt fest. Das unterzeichnete Dokument bleibt am Objekt oder Vorgang auffindbar.

Wer darf Dokumente bearbeiten und unterschreiben?

Das regeln Rollen und Rechte im Cockpit. Beteiligte sehen nur die Dokumente, an denen sie mitwirken oder die sie unterzeichnen sollen.

Wo liegen die fertigen Dokumente?

Am Objekt oder Vorgang, für den sie erstellt wurden. Wer den Vorgang öffnet, findet das unterschriebene Dokument dort und kann es als PDF exportieren.

Dokumente

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Dokumente entstehen im Vorgang und werden dort unterschrieben

Vorlagen erstellt die Eduneon-KI aus Ihren bestehenden Unterlagen. Daten aus Objekt, Person und Vorgang füllen sie auf Knopfdruck, Beteiligte arbeiten gemeinsam daran, unterzeichnet wird per E-Signatur.

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Aus der Praxis

Drei Fälle mit Vorlagen und Unterschriften.

Die Vorlage liegt irgendwo

Jede Stelle arbeitet mit ihrer eigenen Word-Datei. Welche Fassung gilt, weiß niemand genau.

Die Daten werden abgetippt

Name, Gerät und Inventarnummer stehen längst im System. Trotzdem werden sie für jedes Dokument von Hand übertragen.

Die Unterschrift ist unterwegs

Das Dokument läuft per Mail, Drucker und Hauspost durch mehrere Stellen. Wo es gerade liegt, klärt erst der Rundruf.

Funktionen

Vier Funktionen, die Dokumente erstellen und abschließen.

Vorlagen mit der Eduneon-KI erstellen

Aus Ihren bestehenden Unterlagen erzeugt die KI eine Vorlage mit Datenfeldern für Organisation, Person, Objekt und Vorgang. Sie prüfen die Vorlage, passen sie an und geben sie frei.

Gemeinsam am Dokument zusammenarbeiten

Mehrere Beteiligte bearbeiten und kommentieren dasselbe Dokument. Änderungen bleiben nachvollziehbar, und es gibt eine gültige Fassung statt vieler Dateien.

Dokumente auf Knopfdruck

Aus dem Vorgang heraus entsteht das fertige Dokument mit allen Daten, einzeln oder für einen ganzen Satz auf einmal. So entstehen Leihverträge, Gesprächsprotokolle oder Abnahmen ohne Abtippen.

Per E-Signatur direkt im Prozess unterschreiben

Unterzeichnet wird am Tablet, per E-Mail-Link oder per QR-Code, bei Bedarf nacheinander durch mehrere Parteien. Jede Unterschrift wird mit Zeitpunkt festgehalten, das Dokument liegt danach am Vorgang.