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Schulträger

Jede Schule vollständig ausgestattet. Jeder Euro nachweisbar.

Bedarf, Budget, Beschaffung und Bestand je Schule und Raum, mit Ausstattungsschlüssel und Verwendungsnachweis für Fördermittel.

Aus der Praxis

Drei Fälle beim Schulträger.

Ein Containeranbau geht zum Schuljahr in Betrieb.

Vier Räume brauchen Möbel, Präsentationstechnik und Netzwerk. Am Vorgang hängen Bestellung, Lieferung, Aufbau und Abnahme mit Terminen.

Ein Gerät fällt aus.

Raum, Anschaffungsdatum, Lieferant und Rechnung stehen am Gerät, dazu die Garantie mit Ablaufdatum. Sie sehen in einem Griff, ob es ein Garantiefall ist.

Fördermittel müssen verwendet werden.

Was aus welchem Programm bezahlt wurde, steht am Objekt, mit Rechnung und Beleg. Der Verwendungsnachweis entsteht aus dem Vorgang.

So läuft es

Ein Container-Neubau, fünf Schritte, ein Vorgang.

Sie starten im Dashboard: links Ihre Schulen, in der Mitte alle Bewegungen, auch die Ausstattungsanfragen. Klicken Sie sich durch die fünf Schritte.

Ausstattung Container-Neubau

Vier Räume, zum Schuljahr

Vorgang

  1. Der Anbau braucht die komplette Ausstattung. Sie legen die Bedarfe aus dem Warenkorb an, Tische, Stühle, Schränke, dazu die Displays, und die Kosten rechnen sich aus der Produktdatenbank. Das System zeigt, für welche Position schon ein Bedarf läuft.

    Jede Position hängt am Budget der Schule und an ihrem Haushaltsbezug: Teilhaushalt, Produkt, Sachkonto, Kostenstelle. Der Bedarf läuft die Stufen Ihres Hauses, von der Schulleitung über Ihre Sachbearbeitung bis zu Amtsleitung und Kämmerei, und Sie sehen je Position, was geplant, genehmigt und gebunden ist.

    Die Bedarfe bündeln Sie zur Maßnahme „Ausstattung Container-Neubau", mit Meilensteinen auf einer Zeitschiene: Bestellung, Lieferung, Aufbau, Abnahme. Möbelhaus, Netzwerkbauer und Hausmeister hängen an ihrem Meilenstein und sehen nur ihren Teil. Rückfragen und Entscheidungen stehen an der Maßnahme, mit Name und Datum.

    Sie setzen den Status auf zugestellt, und die Ausstattung inventarisiert sich raumscharf in den vier Räumen, ohne zweites Erfassen. Am Objekt hängt beides: Seriennummer und Rechnungsnummer, dazu Garantie, Lizenzlaufzeit und Ablaufdatum.

    Im Raum stehen Fläche, Nutzung und Deckenhöhe, daneben der Ausstattungsschlüssel mit Soll und Ist. Aus dem Schlüssel stellt sich das Paket für den nächsten Raum zusammen, und der Kreis beginnt von vorn.

Aktiver Schritt: Bedarfe (1 von 5)

Vom Tablet-Satz bis zur sanierten Schule derselbe Weg, nur anderer Umfang

Daneben läuft das Jahr: die Schulen melden, etwas fällt aus, und am Ende soll jeder Raum dem Standard entsprechen.

Im Jahresinvestitionsgespräch dieselben Zahlen, ein Gespräch, eine Unterschrift

Die Schule sieht vorher ihren Bestand, ihren Ausstattungsschlüssel und ihr Budget, getrennt nach konsumtiv und investiv. Sie kommt vorbereitet ins Gespräch, statt die Zahlen erst dort zu hören. Im Termin rechnen Sie die Bedarfe live gegen das Budget. Was bewilligt wird, steht sofort fest, und was nicht bedient werden kann, bleibt im selben Bild sichtbar. Am Ende zeichnen beide Seiten digital gegen.

Bei Ausfall vom Gerät zurück zu Rechnung und Garantie

Die Meldung kommt aus der Schule und hängt am Gerät, mit Raum, Anschaffungsdatum und Lieferant. Am selben Objekt liegen Rechnung, Garantie und Lizenzlaufzeit, bei Geräten aus Ihrem MDM auch die technischen Daten. Ist die Garantie abgelaufen, wird aus der Meldung ein Bedarf, aus dem Bedarf eine Beschaffung. Das Ersatzgerät steht danach im selben Raum im Bestand.

Der Ausstattungsschlüssel zeigt den Soll-Bestand und was daraus folgt

Sie legen Ausstattungsstandards fest, je Raumtyp, Klassenstufe oder Schulform. Das System gleicht gegen den Bestand ab und erzeugt die Bedarfe daraus, als Erst-, Ergänzungs- oder Wiederbeschaffung. Über alle Standorte rechnet das System die Folgejahre vor, aus Stückpreis, Betriebsdauer und Preissteigerung. Sie bestätigen, ändern oder verschieben ins nächste Jahr. Damit rechnen Sie einen Medienentwicklungsplan über fünf Jahre.

Bei Fördermitteln steht am Gerät, woher das Geld kam

Positionen aus Förderprogrammen sammeln Sie in eigenen Rechnungsgruppen, mit Rechnung, Lieferschein und Inventarnachweis. Für den Verwendungsnachweis ziehen Sie die Gruppe, statt Belege zusammenzusuchen.

Auskunftsfähig bei den Fragen, die beim Schulträger landen

Sie beantworten Fragen zu Ausstattung, Budget und Fördermitteln am Vorgang. Das heißt für Sie: Schulen und Kämmerei sehen denselben Stand.

Konditionen

Was der Start Sie kostet.

Sie lizenzieren je Schule, modular oder im vollen Umfang. Nutzer sind unbegrenzt enthalten, auch die Schulen selbst.

Die Umgebung setzen wir auf: Ihre Schulen und alle Nutzer sind angelegt, bevor die erste Person sich anmeldet. Gerätedaten kommen aus Ihrem MDM, Bestandsdaten aus Listen importieren wir auf Anfrage, als kostenpflichtigen Service.

Besprechen Sie Ausstattung und Umfang Ihrer Schulen mit uns.

Zur Preislogik

Nächster Schritt

Zeigen Sie uns eine Schule, und wir gehen sie gemeinsam durch: vom gemeldeten Bedarf bis zum ausgestatteten Raum.

Bringen Sie mit, was Sie haben: eine Geräteliste, einen laufenden Neubau oder den Ausstattungsplan einer Schule.