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Hauptamt

Ein Vorgang. Alle Ämter. Ein Stand.

Neuer Arbeitsplatz, Baumaßnahme, Umzug: Hauptamt, Personalamt, IT und Kämmerei arbeiten am selben Vorgang, mit Zuständigkeit, Frist und Freigabe.

Aus der Praxis

Drei Vorgänge im Hauptamt.

Ein Vorgang betrifft mehrere Ämter.

Eine neue Kollegin fängt an und braucht Vertrag, Arbeitsplatz und Zugänge. Hauptamt, Personalamt und IT sehen am Vorgang, was offen ist und bei wem es liegt.

Eine Baumaßnahme zieht sich über Jahre.

Hauptamt, Liegenschaften und Kämmerei arbeiten mit ihren Dienstleistern am selben Vorgang. Meilensteine, Kosten und die Ausstattung am Ende hängen daran.

Wissen geht in den Ruhestand.

Warum ein Gerät angeschafft oder ein Vertrag so geschlossen wurde, steht am Vorgang und bleibt im Haus. Die Vertretung findet den Stand ohne Rückfrage.

So läuft es

Ein neuer Arbeitsplatz, fünf Schritte, ein Vorgang.

Sie starten in Ihrer Übersicht: jede Bewegung aus allen Ämtern läuft dort auf, auch Kommentare und neue Bedarfe. Klicken Sie sich durch die fünf Schritte.

Arbeitsplatz Bürgerbüro

Rathaus, Raum 1.14

Vorgang

  1. Das Personalamt meldet den neuen Arbeitsplatz, mit Termin, Stelle und Standort. Die Ausstattung wählt es aus dem Warenkorb Ihres Hauses, die Kosten stehen damit von Anfang an fest. Rückfragen und Entscheidungen stehen am Vorgang, mit Name und Datum.

    Der Bedarf hängt am Haushaltsjahr, an Teilhaushalt, Produkt, Sachkonto und Kostenstelle. Fragt der Ausschuss nach dem Stand, steht da, was geplant, genehmigt und gebunden ist, bevor etwas gebucht wird.

    Der Bedarf läuft die Stufen Ihres Hauses: erfasst, geprüft, genehmigt, gebunden. Wer welchen Schritt freigeben darf, legen Sie je Amt fest. Wer freigibt, sieht die kalkulierten Kosten, den Budgetbezug und die Begründung, ohne selbst nachrechnen zu müssen.

    Der Vorgang verteilt die Schritte auf Personalamt, Hauptamt und IT, jeder mit Verantwortlichem und Frist. Abhängigkeiten sind hinterlegt: der Rechner kommt, wenn der Tisch da ist. Denselben Weg nehmen Mobiliar und Technik, die Softwarelizenz und die Einweisung durch den Dienstleister.

    Der Platz im Bürgerbüro entspricht dem Ausstattungsstandard für diese Rolle. Das Objekt ist im Raum erfasst, mit Anschaffungsdatum, Kosten und Nutzungsdauer, und der Weg führt zurück zum Vorgang. Daraus entsteht der Vorschlag, wann es ersetzt werden muss, und mit welcher Summe Sie in welchem Jahr rechnen.

Aktiver Schritt: Antragsstellung (1 von 5)

Jeder Vorgang geht denselben Weg, mit denselben Stufen und Zuständigkeiten

Was Sie am Arbeitsplatz gesehen haben, gilt für jeden Vorgang mit mehreren Ämtern. Das heißt für Sie: Baumaßnahme, Bauhof-Bedarf und Umzug folgen derselben Logik.

Zusammenarbeit am Vorgang: Rückfragen stehen dort, nicht im Postfach

Kommentare, Vorschläge und Entscheidungen hängen am Vorgang, mit Name und Datum. Das heißt für Sie: Die Vertretung findet den Stand dort, wo der Vorgang liegt.

Rechte und Rollen folgen Ihrer Zuständigkeitsordnung

Fachämter, Außenstellen und Eigenbetriebe arbeiten in derselben Umgebung, jeder in seinem Bereich. Das heißt für Sie: Rechte folgen Amt, Abteilung und Sachgebiet.

Auskunftsfähig bei allen Fragen, die im Haus gestellt werden

Wenn alles am Vorgang liegt, ändert sich, was Sie beantworten können. Das heißt für Sie: Rat, Prüfung und Kämmerei fragen nach demselben Stand.

Umfang

Ein System für das ganze Haus.

Bleibt die Frage, was das für Ihr Haus bedeutet. Sie lizenzieren Ihr Fachamt, modular oder im vollen Umfang. Nutzer sind unbegrenzt enthalten, es gibt keinen Grund, jemanden draußen zu lassen, der am Vorgang mitarbeitet.

Die Einrichtung Ihrer Umgebung machen wir: Ihre Organisationsstruktur mit allen Ämtern und Außenstellen steht, bevor die erste Person sich anmeldet. Bestandsdaten übernehmen wir aus Ihren vorhandenen Quellen. Am ersten Arbeitstag ist das System arbeitsfähig.

Zur Preislogik

Nächster Schritt

Zeigen Sie uns einen Vorgang aus Ihrem Haus, und wir gehen ihn gemeinsam durch: von der Meldung bis zum fertigen Arbeitsplatz.

Bringen Sie mit, was Sie haben: eine Bestandsliste, einen laufenden Bedarf oder eine Baumaßnahme, die gerade ansteht.