Frau K. geht in den Ruhestand.  Und ihr Wissen geht mit.

Freitag, 12 Uhr: Kuchen im Besprechungsraum, Blumen, eine Karte mit 23 Unterschriften. Frau K. geht nach 31 Jahren in den Ruhestand. Montag, 8.15 Uhr: „Weiß jemand, wo der Schlüssel zum Serverraum ist?“ Die ehrliche Antwort: Frau K. wusste es. So verschwindet Wissen aus Verwaltungen, leise und ohne dass jemand etwas falsch gemacht hätte. Auch die Übergabe war gründlich. Sie konnte nur nicht weitergeben, was nirgends stand.

Das Wichtigste in Kürze

Was die Übergabe nicht mitnehmen konnte

Frau K. ist erfunden, ihre Lage nicht. Der Schlüssel tauchte am Dienstag beim Hausmeister auf. Drei andere Fragen blieben länger offen, jede aus einem anderen Grund.

• ?„Welche Inventarliste gilt?“ Auf dem Laufwerk liegen Inventar_final, Inventar_final_NEU und Inventar_final_NEU2. Frau K. wusste, welche stimmt. Was man seit 20 Jahren weiß, erwähnt man in keiner Übergabe.
• ?„Wann muss der Wartungsvertrag gekündigt werden?“ Die Frist läuft einmal im Jahr ab, im Dezember. Die Übergabe war im Juni.
• ?„Warum haben wir 2019 genau diese Notebooks beschafft?“ Der Vergabevermerk liegt in der Akte. Welche Modelle vorher getestet wurden und was sich seitdem im Alltag bewährt hat, stand in Mails im Postfach von Frau K. Jetzt steht der Ersatz an.

Keine dieser Lücken ist am letzten Arbeitstag entstanden. Es gab sie seit Jahren. Aufgefallen sind sie nie, weil Frau K. sie jedes Mal geschlossen hat, bevor es jemand bemerkte. Und sie ist nicht die Einzige, die geht.

Wie viele gehen

Von rund 1,65 Millionen Beschäftigten der Kommunen gehen binnen zehn Jahren annähernd 500.000 in den Ruhestand. Diese Zahl nannte André Berghegger, Hauptgeschäftsführer des Deutschen Städte- und Gemeindebunds, im Dezember 2024. Das sind rund 30 Prozent.

Wie gut Kommunen darauf eingestellt sind, zeigt ein Gutachten des Rechnungshofs Rheinland-Pfalz vom März 2026. Er hat alle 194 hauptamtlich geführten Kommunen des Landes befragt, 91 Prozent haben geantwortet.

Für die IT kommt eine Zahl hinzu: 62,5 Prozent der Kommunen nennen die Verwaltungsdigitalisierung als besonders vom Fachkräftemangel betroffen, mehr als jeden anderen Bereich. Gerade dort wiegt es schwer, wenn Wissen mit einer Person geht.

Für sein Land rechnet der Rechnungshof außerdem vor: Bis 2030 scheiden altersbedingt etwa 18 Prozent des kommunalen Personals von 2024 aus, rund 13.300 Kräfte.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Die Zahlen gelten für Rheinland-Pfalz. Und das Gutachten fragt nach Personal, nicht nach Wissen. Wir lesen es so: Wo es schon für die Einarbeitung selten ein festes Verfahren gibt, hängt auch die Übergabe am Einsatz Einzelner. Und selbst großer Einsatz erreicht nicht alles, was nur im Kopf steht.

Der Frau-K.-Test

Ob das auch für Ihr Haus gilt, lässt sich in fünf Minuten herausfinden. Drei Fragen in der nächsten Teamrunde genügen.

Hören Sie dreimal einen Namen und keinen Ort, haben Sie Ihre Frau K. gefunden. Das ist kein Vorwurf an sie. Es zeigt nur, wo Wissen bisher an einer Person hängt.

Wo diese Antworten in Eduneon stehen

Eduneon setzt deshalb früher an. Wissen wird dort festgehalten, wo die Arbeit ohnehin stattfindet: am Gerät, am Vertrag, am Vorgang. Für die drei Fragen aus dem Amt von Frau K. heißt das:

• Welche Inventarliste gilt? Es gibt nur einen Bestand. Jedes Gerät hängt an Organisation, Gebäude und Raum.
• Wann muss gekündigt werden? Der Vertrag liegt mit Laufzeit im Bestand. Die Erinnerung kommt vor Ablauf der Kündigungsfrist.
• Warum genau diese Notebooks? Gründe und Erfahrungen stehen am Vorgang, mit Anlass, Abwägung und Entscheidung. Die Vertretung findet sie ohne Rückfrage.

Dahinter stehen die Module Inventarisierung, Lifecycle und Wissensmanagement. Im Wissensmanagement hängen auch Anleitungen: einmal am Druckermodell hinterlegt, gelten sie für jedes Gerät dieses Typs. Akten und Vergabevermerke bleiben in Ihrem Dokumentensystem.

Das Gespräch mit Frau K. ersetzt das nicht. Es kann sich dann aber um das drehen, was nur sie erzählen kann: ihre Erfahrung.

Fazit

Frau K. hat nichts falsch gemacht, ihre Nachfolge und ihre Verwaltung auch nicht. Ihr Wissen stand nur an keinem Ort, an dem es hätte bleiben können. Das lässt sich ändern, solange sie noch da ist. Wo es zuerst drängt, zeigt ein Blick auf die Altersabgänge der nächsten Jahre. Der Rechnungshof Rheinland-Pfalz empfiehlt diese Analyse den Kommunen seines Landes ohnehin. Am Montag um 8.15 Uhr steht die Antwort dann dort, wo die Frage auftaucht.

Hinweis: Frau K. und alle Beispiele sind erfunden, das Porträt ist mit KI erstellt. Die Zahlen des Rechnungshofs beruhen auf Selbstauskünften rheinland-pfälzischer Kommunen. Die Schlüsse zum Wissenstransfer sind unsere eigenen, das Gutachten selbst behandelt Personalgewinnung und Personalbindung.