Gute Ausstattung entsteht nicht durch Förderprogramme allein – sondern durch verlässliche Daten, klare Zuständigkeiten und eine Beschaffung, die direkt mit dem Haushalt verknüpft ist.

Digitale Bildung und eine moderne Verwaltung scheitern selten am Konzept. Sie scheitern an Excel-Listen, die nicht übereinstimmen, an Budgets, die erst im Nachhinein sichtbar werden, und an Ersatzbedarfen, die plötzlich im Haushaltsjahr auftauchen. Bei angespannten kommunalen Haushalten wird jede dieser Lücken teuer.

Bei Eduneon sind wir überzeugt: Wer Bestand, Bedarf, Beschaffung und Budget in einem System zusammenführt, entlastet seine Fachbereiche, plant wirtschaftlich und schafft die Grundlage für fundierte Investitionsentscheidungen. Das Eduneon Cockpit macht genau das – inzwischen in über 100 Kommunalverwaltungen, für Schulträger ebenso wie für die Kernverwaltung.

Wie das im Alltag aussieht, zeigt Michael Berger.

Die Ausgangslage: viele Listen, keine Wahrheit

Michael Berger leitet das Amt für Bildung und Digitalisierung der Stadt Neonberg. Sein Team verantwortet die IT- und Medienausstattung der städtischen Schulen – vom Betrieb über den Support bis zur Bestandsverwaltung. Seit dem ersten Digitalpakt wurden hunderte Tablets, Notebooks und interaktive Displays angeschafft.

Das Problem: Die Geräte lagen verteilt in Excel-Listen, im MDM und in den Köpfen einzelner IT-Verantwortlicher. Sind es 100 iPads oder nur 92? Welche Liste stimmt? Was passiert mit ausgemusterten Geräten? Und welche Ersatzbeschaffungen kommen in den nächsten drei Haushaltsjahren auf die Stadt zu?

Ohne verlässliche Daten wurde jede Re-Investitionsplanung zur Schätzung. Gleichzeitig wuchs der Druck aus der Kämmerei: Jede Ausgabe musste sauber einer Kostenstelle, einem Produkt und einem Sachkonto zugeordnet sein – und das Budget im Blick bleiben.

Die Lösung: ein Single Point of Truth für Bestand, Bedarf und Budget

Herr Berger suchte keine weitere Inventar-Software, sondern eine Plattform, die Steuerung ermöglicht. Mit dem Eduneon Cockpit arbeiten Schulamt, Schulen, IT und Kämmerei heute in einem gemeinsamen Kommunikationsraum.

🏫 Raum- und seriennummerngenaue Bestandsverwaltung: Hardware, Mobiliar und Software-Lizenzen sind je Standort, Gebäude und Raum erfasst – inklusive Soll-Ist-Abgleich gegen definierte Ausstattungsstandards.
🔗 Schnittstellen zu MDM-Systemen: Anbindungen etwa an JAMF und Relution sowie Single Sign-on gleichen Bestandsdaten automatisch ab. MDM und Inventar erzählen nicht mehr zwei verschiedene Geschichten.
💰 Doppik nativ: Jede Beschaffung ist mit Sachkonto, Kostenstelle, Produkt und Beschaffungsobjekt verknüpft. Mittelbindung und Verfügbarkeit sind jederzeit sichtbar.
🧺 Produktdatenbank und Warenkorb: Standardisierte Produkte, automatische Kostenkalkulation und einheitliche Beschaffungen über alle Einrichtungen hinweg.
✅ Mehrstufige Freigaben: Bedarfe und Maßnahmen durchlaufen berechtigungsbasierte Statuswechsel – nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert.
🎟️ Kollaboratives Ticketsystem und Projektmanagement: Störungen, Baumaßnahmen und größere Vorhaben werden im selben System gesteuert, in dem auch Bestand und Budget liegen.

Der Unterschied zu klassischen Inventarlösungen: Im Eduneon Cockpit hängen Bestand, Bedarf, Beschaffung und Haushalt zusammen. Eine Änderung an einer Stelle ist sofort überall sichtbar.

Aus der Praxis: vier neue Räume, ein durchgängiger Prozess

Wie das konkret funktioniert, zeigt die Ausstattung eines Containeranbaus mit vier Räumen an der Victoria-Louise-Schule.

💶 Budget prüfen: Herr Berger sieht auf einen Blick, welche Haushaltsmittel auf welchem Sachkonto und welcher Kostenstelle verfügbar sind. Die Haushaltsüberwachung nach den Vorgaben der Doppik läuft automatisch mit.
🫴 Bedarf erfassen: Er legt eine Sammelbedarfsmeldung für Tablets, Convertibles, interaktive Displays und Mobiliar an. Die Produkte wählt er aus der Produktdatenbank, die Kosten werden sofort kalkuliert und dem Budget zugeordnet.
📦 Maßnahme freigeben und steuern: Aus dem Bedarf wird eine Beschaffungsmaßnahme. In der Maßnahmenübersicht verfolgt er jede Bestellposition von der Freigabe bis zur Zustellung.
📋 Inventarisieren: Nach der Lieferung stößt das System die Inventur an. Die Geräte werden raum- und seriennummerngenau in den Bestand übernommen – mit Modelldaten, Anschaffungskosten und Nutzungsdauer.

Kein Medienbruch, keine doppelte Datenpflege, keine Nachfrage aus der Kämmerei, wohin das Geld geflossen ist.

Über die Bestellung hinaus: Lifecycle und Mehrjahresplanung

Das Eduneon Cockpit begleitet jedes Objekt über seinen gesamten Lebenszyklus. Für jede Objektart ist eine Betriebsdauer hinterlegt. Daraus berechnet das System, welche Ersatzbedarfe in welchem Haushaltsjahr anfallen.

Der Mehrjahres-Forecast umfasst nicht nur Hardware, sondern auch wiederkehrende Kosten für Lizenzen, Wartung und Dienstleistungen. Herr Berger kann Ersatzinvestitionen gezielt über mehrere Jahre verteilen, statt von Spitzen im Haushalt überrascht zu werden. Auslaufende Verträge und Lizenzen werden rechtzeitig sichtbar.

So plant Neonberg seine Investitionen nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit – und kann diese Planung gegenüber Verwaltungsspitze und Rat belastbar begründen.

Der nächste Schritt: vom Schulamt in die Kernverwaltung

Was an den Schulen funktioniert, hat sich im Rathaus herumgesprochen. Die Fragen sind überall dieselben: Was haben wir wo im Einsatz? Was brauchen wir? Was kostet es – und aus welchem Budget?

Deshalb nutzen inzwischen auch Hauptamt, IT-Leitung und Kämmerei in Neonberg das Eduneon Cockpit. Arbeitsplatzausstattung, Lizenzen und Dienstleistungen der Verwaltung werden nach demselben Prinzip gesteuert wie die Schul-IT: mit verwaltungsspezifischen Soll-Standards je Rolle und Funktionsbereich, einem Mandantenmodell entlang der Verwaltungsgliederung bis hin zu Außenstellen und Eigenbetrieben sowie einer gemeinsamen Haushaltssicht.

Für Herrn Berger heißt das: Sein Amt ist nicht länger eine Insel. Schulträger und Kernverwaltung planen auf einer gemeinsamen Datengrundlage – und die Kämmerei sieht beide Bereiche in einem System.

Und Ihre Verwaltung?

Michael Berger hat den Schritt von verstreuten Listen zu einer steuerbaren Ausstattungsplanung gemacht – erst für die Schulen, dann für die gesamte Verwaltung. Ob Schulträger, Hauptamt, IT oder Kämmerei: Wir zeigen Ihnen in einer persönlichen Präsentation, wie das Eduneon Cockpit Bestand, Beschaffung und Haushalt in Ihrer Kommune zusammenführt.

Kontaktieren Sie uns – oder buchen Sie direkt einen Termin: https://my.meetergo.com/oliver-marusczyk/presentation

Ihre Ansprechpartner:

Dr. Oliver Marusczyk, Geschäftsführer, Eduneon GmbH · Mobil: +49 172 7124361 · E-Mail: oliver.marusczyk@eduneon.de

Dimitry Engbert, Senior Account Executive, Eduneon GmbH · Mobil: +49 152 06364098 · E-Mail: dimitry.engbert@eduneon.de